Tipp Nr. 19: Vermeidung von Doppelzahlungen bei Urlaubsabgeltung

Kann ein Arbeitnehmer den ihm zustehenden Erholungsurlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr in Natur nehmen, so hat der Arbeitgeber ihm diesen verbleibenden Urlaubsanspruch finanziell abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Würde der ausgeschiedene Arbeitnehmer daneben Arbeitslosengeld bekommen, stünde er sich besser, als wenn das Arbeitsverhältnis fortbestanden hätte. Der Anspruch auf Arbeitslosengeld ruht deshalb für die Zeit des abgegolten Urlaubs, wenn der Arbeitnehmer nach dem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis als Arbeitsloser eine solche Urlaubsabgeltung erhalten oder noch zu beanspruchen hat (§ 143 Abs. 2 Satz 1 SGB III). Hat die Bundesagentur  für Arbeit (BA) dem ehemaligen Arbeitnehmer bereits Arbeitslosengeld gezahlt, kann dieser  Abgeltungsanspruch auf die Agentur für Arbeit kraft Gesetzes übergehen (§ 115 SGB X). Zu einer solchen Zahlung des Arbeitslosengeldes ist die Agentur für Arbeit in diesem Fall kraft Gesetzes verpflichtet, soweit der arbeitslos gewordene Arbeitnehmer vom Arbeitgeber die ihm zustehende Urlaubsabgeltung nicht erhält (§ 143 Abs. 3 Satz 1 SGB III). Geschieht dies, macht die BA für Arbeit regelmäßig schriftlich dem bisherigen Arbeitgeber gegenüber einen Forderungsübergang nach § 115 Abs. 1 SGB X geltend.

Das Ziel:

Ziel des Arbeitgebers muss es sein, vor einer doppelten Inanspruchnahme – durch den ausgeschiedenen Arbeitnehmer, dem er die Urlaubsabgeltung schuldet, und der Bundesagentur für Arbeit – geschützt zu sein.

Die falsche Strategie:

Nicht empfehlenswert ist aus Sicht des Arbeitgebers, automatisch die Urlaubsabgeltung an die BA zu zahlen, wenn ihm die Anzeige eines Forderungsübergangs nach § 115 X vorliegt. Er läuft dann nämlich Gefahr, noch einmal an den Arbeitnehmer zahlen zu müssen. Er trägt das Risiko, das an die BA zu viel gezahlte Entgelt zurückzuerhalten.

Die richtige Strategie:

Liegt die Anzeige eines Forderungsübergangs nach § 115 SGB X vor, prüft der Arbeitgeber dennoch, ob die Voraussetzungen für einen solchen Forderungsübergang im konkreten Fall gegeben sind. Ein Übergang des Anspruchs auf Urlaubsabgeltung auf die BA gemäß § 115 Abs. 1 SGB X findet insbesondere nur dann statt, wenn der Arbeitslose während des Ruhenszeitraums Arbeitslosengeld nach § 143 Abs. 3 Satz 1 SGB III erhält. Ist dies nicht der Fall, weil er insbesondere von anderen Sozialleistungsträgern andere finanzielle Leistungen bekommt, zum Beispiel Krankengeld von der Krankenkasse, fehlt es an der Voraussetzung für den Forderungsübergang. Der Forderungsübergang wird zeitlich durch den Ruhenszeitraum und der Höhe nach durch das in diesem Zeitraum gezahlte Arbeitslosengeld begrenzt. Der Ruhenszeitraums beginnt immer mit dem Ende des die Urlaubsabgeltung begründenden Arbeitsverhältnisses (§ 143 Abs. 2 Satz 2 SGB III). Er wird nicht etwa verschoben, wenn die Bundesagentur erst für einen späteren Zeitpunkt Arbeitslosengeld gewährt (BAG 17.11.2010 – 10 AZR 649/09).

Liegen die Voraussetzungen für einen Forderungsübergang demnach nicht vor, sollte sich der Arbeitgeber bei der BA erkundigen, ob diese an der Auffassung festhält, die Voraussetzungen für einen Forderungsübergang lägen dennoch vor. Ist die BA dieser Auffassung, ist empfehlenswert, den von der BA geltend gemachten Betrag zu hinterlegen. Der Arbeitgeber wird dann von seiner Zahlungsverpflichtung frei; der Streit, wer die Urlaubsabgeltung beanspruchen kann, muss dann zwischen der Bundesagentur und dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer ausgetragen werden (§§ 372ff BGB). Hinterlegt der Arbeitgeber nicht, sollte er in einem solchen Fall der Bundesagentur den Streit verkünden, wenn der ausgeschiedene Arbeitnehmer ihn auf Zahlung der Urlaubsabgeltung in Anspruch nimmt (§§ 72ff BGB).

Tipp Nr. 18: Altersgrenze

Arbeitgeber sind regelmäßig daran interessiert, dass Arbeitnehmer bei Erreichen der Regelaltersgrenze aus dem Unternehmen ausscheiden, damit z.B. Auszubildende nach bestandener Abschlussprüfung als Arbeitnehmer weiter beschäftigt werden können. Auf diese Weise wird eine Überalterung der Belegschaft vermieden. Die Regelaltersgrenze wird grds. mit Vollendung des 67. Lebensjahres erreicht (§ 35 Satz 2 SGB VI). Bei älteren Arbeitnehmern ist dies früher der Fall.

Das Ziel:

Unternehmen benötigen Planungssicherheit. Sie müssen deshalb zuverlässig bestimmen können, zu welchem Zeitpunkt Arbeitnehmer altersbedingt aus dem Unternehmen ausscheiden werden, um ihre Personalplanung hierauf auszurichten.

Die falsche Strategie:

Arbeitgeber vertrauen darauf, dass Arbeitnehmer, die Altersrente beziehen können, weil sie das entsprechende Alter erreicht haben, auch tatsächlich ausscheiden. Erklären solche Arbeitnehmer mündlich, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen, wird bereits ein Ersatz gesucht und möglicherweise auch schon eingestellt.

Übersehen wird hierbei bei aber zweierlei: Erklärt ein Arbeitnehmer nur mündlich, zu einem bestimmten Zeitpunkt wegen des Bezugs einer Altersrente aus dem Unternehmen ausscheiden zu wollen, ist dies auch dann nicht rechtswirksam, wenn der Arbeitgeber einverstanden ist. Ein wirksamer Aufhebungsvertrag liegt nicht vor, da dieser der Schriftform bedarf (§ 623 BGB). Entgegen einer weit verbreiteten Auffassung endet ein Arbeitsverhältnis auch nicht automatisch mit dem Zeitpunkt, ab dem der Arbeitnehmer zum Bezug der Regelaltersrente oder einer anderen gesetzlichen Altersrente (S. §§ 36ff. SGB VI) berechtigt ist. Das Gesetz enthält keine derartige Altersgrenze. Der Arbeitnehmer kann über die Regelaltersgrenze hinaus arbeiten, wenn er dies wünscht.

Der Arbeitgeber kann auch nicht mit einer Kündigung reagieren, die er auf das Erreichen der Regelaltersgrenze stützt. Eine solche Kündigung ist kraft Gesetzes unwirksam (§ 41 Satz 1 SGB VI).

Die richtige Strategie:

Es bedarf einer rechtlichen Grundlage, damit ein Arbeitnehmer mit Erreichen des „Rentenalters“ automatisch aus dem Unternehmen ausscheidet. Derartige Rechtsgrundlagen können sein:

  • Tarifvertrag
  • Betriebsvereinbarung
  • Arbeitsvertrag

Besteht keine Bindung an einen Tarifvertrag, der eine solche Altersgrenze enthält, sollte in den Arbeitsvertrag z.B. folgende Regelung aufgenommen werden:

„Das Arbeitsverhältnis endet automatisch ohne dass es einer Kündigung bedarf, mit Ablauf des Monats, in dem der Arbeitnehmer die Regelaltersgrenze erreicht“

Auf den jeweiligen Geburtstag kann nicht abgestellt werden, da der Rentenbezug erst mit dem Beginn des darauffolgenden Monats beginnt (§ 99 SGB VI).

In ihm muss ferner ausdrücklich vorgesehen werden, dass das Arbeitsverhältnis bis zu Erreichen der jeweiligen Altersgrenze beiderseits fristgerecht gekündigt werden kann. Durch die Vereinbarung einer entsprechenden Altersgrenze wird der Arbeitsvertrag zu einem befristeten Vertrag (BAG 14.8.2002 7 AZR 469/01). Ein solcher Vertrag kann nur fristgerecht gekündigt werden, wenn dies im Vertrag ausdrücklich vorgesehen ist, sofern dies nicht ausnahmsweise in einem auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifvertrag geregelt ist (§ 15 Abs 3 TzBfG).

 

Da nicht alle Arbeitnehmer, die bereits zu dem Arbeitgeber in einem Arbeitsverhältnis stehen, eine solche Regelung in ihrem Arbeitsvertrag haben, sollte zusätzlich eine Betriebsvereinbarung mit einem entsprechenden Inhalt mit dem Betriebsrat abgeschlossen werden. Der Betriebsrat kann allerdings zu einer solchen Vereinbarung nicht – auch nicht durch die Einigungsstelle – gezwungen werden, da es sich um eine freiwillige Betriebsvereinbarung handelt.

Mit Arbeitnehmern, die auf den Arbeitgeber zukommen und erklären wegen des angestrebten Bezugs von Altersrente aus dem Unternehmen ausscheiden zu wollen, sollte ferner ein entsprechender Aufhebungsvertrag schriftlich geschlossen werden, wenn ihr Arbeitsvertrag keine solche Regelung enthält..

Tipp Nr.17: Kontrolle der Vorstellungskosten

Beabsichtigt ein Arbeitgeber, eine freie Stelle zu besetzen, führt er regelmäßig mit Bewerbern Vorstellungsgespräche, um den für diese freie Stelle geeigneten Arbeitnehmer zu finden.

Das Ziel

Arbeitgeber sind daran interessiert, die Kosten für derartige Vorstellungsgespräche kontrollieren zu können.

Die falsche Strategie

Der Arbeitgeber lädt aus seiner Sicht geeignete Bewerber ein, ohne sich über eine Begrenzung der Vorstellungskosten Gedanken zu machen. Fordert ein Arbeitgeber einen Bewerber zur Vorstellung auf, hat er regelmäßig ohne Rücksicht darauf, ob später ein Arbeitsverhältnis zu Stande kommt, die notwendigen Auslagen zu ersetzen, die der Bewerber den Umständen nach für erforderlich halten durfte (BAG 29.6.1988 5 AZR 433/87). Reisekosten sind grundsätzlich bis zur Höhe der Kosten eines öffentlichen Verkehrsmittels erstattungsfähig. Übernachtungskosten sind erstattungsfähig, wenn eine An – und Abreise am selben Tag nicht zumutbar ist. Erhöhte Verpflegungskosten können in Höhe der Steuerpauschalen vom Bewerber gefordert werden. Erleidet der Bewerber allerdings einen Verdienstausfall, weil sein bisheriger Arbeitgeber die Zeit, während der er als Bewerber unterwegs ist, nicht vergütet, ist dieser Verdienstausfall vom möglichen Arbeitgeber nicht zu tragen.

Die richtige Strategie

Der Arbeitgeber, der Vorstellungsgespräche durchführen möchte, überlegt sich vor der Einladung entsprechender Kandidaten, welche Vorstellungskosten er tragen will. Entschließt er sich dazu, keine Vorstellungskosten  ersetzen zu wollen, wenn er die Bewerber einlädt, kann er dieses Ziel dadurch erreichen, dass er im Einladungsschreiben an den einzelnen Bewerber deutlich macht, dass Vorstellungskosten nicht erstattet werden. Dies sollte ausdrücklich und unmissverständlich geschehen, um Zweifel beim Bewerber auszuschließen. Der Bewerber kann dann entscheiden, ob er dennoch an dem Vorstellungsgespräch teilnehmen möchte.

Der einladende Arbeitgeber kann gegenüber jedem einzelnen Bewerber die Kosten auch begrenzen. Er kann zum Beispiel einen Höchstbetrag nennen, bis zu dem Bewerbungskosten im Extremfall erstattet werden. Möglich ist auch, die Fahrtkosten auf einen bestimmten Betrag zu begrenzen. Es ist dann das finanzielle Risiko des Bewerbers, ein Verkehrsmittel zu wählen, das höhere Reisekosten verursacht. Ist eine Übernachtung erforderlich, kann zum Beispiel ein bestimmtes Hotel vorgegeben werden.

Auf diese Weise kann ein Arbeitgeber die ihm entstehenden Vorstellungskosten begrenzen und damit kalkulierbar machen.

Tipp Nr. 16: Fortsetzungserkrankung

Viele Arbeitgeber beklagen, dass die Kosten für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zu hoch sind. Wichtig ist deshalb, alle Möglichkeiten zu nutzen, um diese Kosten so gering wie möglich zu halten. Eine Strategie besteht darin, verstärkt zu kontrollieren, ob nicht statt einer neuen Erkrankung, die mit neuen Entgeltfortzahlungskosten verbunden wäre, eine Fortsetzungserkrankung vorliegt, die unter Umständen die Krankenkasse anstelle des Arbeitgebers verpflichtet, finanzielle Leistungen an den Arbeitnehmer in Form von Krankengeld zu erbringen.

Die falsche Strategie

Der Arbeitgeber bittet die zuständige Krankenkasse zu überprüfen, ob nicht in Wahrheit eine Fortsetzungserkrankung vorliegt. Diese wird anhand der ihr vom Arzt vorliegenden Unterlagen nicht immer ein zuverlässiges Urteil abgegeben können. Außerdem wird die Krankenkasse gleichsam als Richter in eigener Sache tätig, da sie anstelle des Arbeitgebers Leistungen erbringen muss, wenn sie eine Fortsetzungserkrankung nach Ablauf der sechs-Wochen-Frist des § 3 Abs 1 S 1 EFZG bejaht.

Die richtige Strategie

Der Arbeitgeber bestreitet gegenüber dem Arbeitnehmer – und nicht nur gegenüber der zuständigen Krankenkasse –, dass eine neue Erkrankung vorliegt. Der Unkenntnis des Arbeitgebers von den Krankheitsursachen ist bei der Verteilung der Darlegungslast zum Bestehen einer Fortsetzungserkrankung nach Ansicht des BAG Rechnung zu tragen.

Insoweit ist zu berücksichtigen, dass der Arbeitnehmer gem. § 3 Abs. 1 Satz 1 EFZG bei Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit zunächst einen Entgeltfortzahlungsanspruch von sechs Wochen hat. Die Darlegungs- und Beweislast für die Anspruchsvoraussetzungen des § 3 Abs. 1 Satz 1 EFZG trägt dabei der Arbeitnehmer. Er genügt seiner Darlegungs- und Beweislast gem. § 5 Abs. 1 EFZG regelmäßig durch die Vorlage einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Ist der Arbeitnehmer jedoch innerhalb der Zeiträume des § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 und 2 EFZG länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht ausreichend, weil sie keine Angaben zum Bestehen einer Fortsetzungserkrankung enthält. Der Arbeitnehmer muss deshalb darlegen, dass keine Fortsetzungserkrankung vorliegt. Hierzu kann er eine ärztliche Bescheinigung vorlegen. Bestreitet der Arbeitgeber das Vorliegen einer neuen Krankheit, obliegt dem Arbeitnehmer die Darlegung der Tatsachen, die den Schluss erlauben, es habe keine Fortsetzungserkrankung vorgelegen. Dabei hat der Arbeitnehmer den Arzt von der Schweigepflicht zu entbinden (BAG 13.7.2005 5 AZR 389/04).

Erst wenn danach noch objektive Zweifel bestehen, ob tatsächlich eine Fortsetzungserkrankung vorliegt, geht dies zu Lasten des Arbeitgebers. Nach der sprachlichen Fassung des § 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 und 2 EFZG trifft den Arbeitgeber die objektive Beweislast. (BAG 13.7.2005 5 AZR 389/04)

Tipp Nr. 15: § 616 BGB

Ein Arbeitgeber bleibt zur Zahlung des Arbeitsentgelts verpflichtet, wenn ein Arbeitnehmer durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden verhindert ist, seine Arbeitsleistung zu erbringen. Im Laufe der Zeit sind verschiedene Fallgruppen entstanden (ausf. Henssler/Willemsen/Kalb, Arbeitsrecht Kommentar, 4. Aufl., § 616 BGB Rn 19ff). Dies sind vor allen Dingen:

– Arztbesuche während der Arbeitszeit ohne Arbeitsunfähigkeit (ansonsten greift das EFG ein)

– Pflege naher Angehöriger

– Familiäre Ereignisse (Hochzeit, Geburt, Todesfall usw)

–  Öffentliche Pflichten und Ehrenämter

– Religiöse Pflichten

– Meldung als arbeitssuchend

– Umzug

Die falsche Strategie

Der Arbeitgeber zahlt das Arbeitsentgelt fort, wenn die Voraussetzungen des § 616 BGB erfüllt sind.

Die richtige Strategie

Finden auf das Arbeitsverhältnis Tarifverträge Anwendung, prüft der Arbeitgeber zunächst, ob der jeweilige Verhinderungsfall im Tarifvertrag genannt ist und zur Entgeltfortzahlung verpflichtet. Ist dies nicht der Fall, stellt er weiter fest, ob die im Tarifvertrag genannten Verhinderungsfälle abschließend sind. Dies ist die Regel. Er muss dann die Zeit der Arbeitsversäumnis des Arbeitnehmers für den betreffenden Verhinderungsfall nicht vergüten.

Der Arbeitgeber kann ferner im Arbeitsvertrag den Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts, den § 616 BGB begründet, ausschließen oder zumindest einschränken (BAG 20.6.1995 3 AZR 857/94):

Musterformulierung:

Auf das Arbeitsverhältnis findet § 616 BGB keine Anwendung

oder

Der Arbeitnehmer erhält bei der Geburt eines Kindes seines Ehepartners sowie bei eigener Eheschließung und beim Tod eines nahen Angehörigen einen Tag bezahlte Freistellung. Im Übrigen ist § 616 BGB nicht anwendbar.

Auf diese Weise senkt der Arbeitgeber seine Personalkosten erheblich.