Immer mehr Arbeitgeber führen ihre Personalakten nicht mehr in Papierform, sondern digital. Dies kann erhebliche arbeitsrechtliche Konsequenzen haben, die von den Personalverantwortlichen zu beachten sind. Dies zeigt sich z.B. beim Umgang mit befristeten Arbeitsverträgen.
Die falsche Strategie:
Falsch wäre es, einen abgeschlossenen befristeten Arbeitsvertrag in die digitale Personalakte einzustellen und das Original anschließend zu vernichten. Die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf nach § 14 Abs. 4 TzBfG zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Diese setzt nach § 126 Abs. 1 BGB voraus, dass die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet wird.
Vernichtet der Arbeitgeber nach der Digitalisierung das Original des befristeten Arbeitsvertrages, hat er erhebliche beweisrechtliche Nachteile. Kann er im Prozess eine Vertragsurkunde über die Befristung nur in digitaler Form vorlegen, so beweist er nach einer Entscheidung des LAG Köln vom 9.2.2023 – 6 Sa 607/22 – damit nicht die Schriftform der Befristungsabrede, da die digitale Personalakte keine Urkunde im Sinne des § 420 ZPO darstellt. In einem solchen Fall kann sich der Arbeitnehmer, gegenüber dem behauptet wird, er habe eine von dem Arbeitgeber bereits unterschriebene Vertragsurkunde erhalten, seinerseits unterschrieben und zurückgesandt, auf Nichtwissen berufen. Die Beweislast für das Vorliegen einer von beiden Seiten unterzeichneten Vertragsurkunde liegt dann bei dem Arbeitgeber, der den Prozess, der die Wirksamkeit der Befristung zum Streitgegenstand hat, verliert, wenn er diese Behauptung nicht beweisen kann.
Die richtige Strategie:
Aus diesen rechtlichen Folgen ergibt sich für den Arbeitgeber eine einfache Strategie. Er muss die Dokumente, für die das Gesetz die Schriftform vorsieht – und damit auch einen befristeten Vertrag – im Original behalten. Er darf sie insbesondere nicht vernichten, nachdem er sie digitalisiert hat.