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Tipp Nr. 144: Der richtige Umgang mit der Einwilligung im Datenschutz

Tipp Nr. 144: Der richtige Umgang mit der Einwilligung im Datenschutz
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist nur rechtmäßig, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht, die die Verarbeitung ausnahmsweise erlaubt. Eine mögliche Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der von der Datenverarbeitung betroffenen Person.
Holt ein Arbeitgeber eine Einwilligung nicht ein oder ist eine erteilte Einwilligung eines Beschäftigten unwirksam, drohen ihm erhebliche finanzielle Sanktionen, sofern nicht ausnahmsweise ein anderer Erlaubnistatbestand eingreift. Dies ist bei Risikoabwägungen zu berücksichtigen. Nach Art. 83 Abs. 5 Buchstabe a DS-GVO droht eine Geldbuße bis zu 10 Mio. € oder im Fall eines Unternehmens von bis zu 2 % seines gesamten weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher der Beträge höher ist, unter anderem dann, wenn die Grundsätze für die Verarbeitung, einschließlich der Bedingungen für die Einwilligung, gemäß den Art. 5, 6, 7.9 DS-GVO nicht beachtet wurden.
Die falsche Strategie:
Falsch ist es aufgrund dieses hohen Risikos, derartige Einwilligung ohne ausführliche Vorbereitung und ohne Checkliste einzuholen. Fehler sind ansonsten unvermeidlich.
Die richtige Strategie:
Arbeitgeber sollten sich vielmehr an folgenden Punkten orientieren:
Allgemein:
• Gegenstand der Einwilligung
• Beachtung des richtigen Zeitpunkt der Erteilung der Einwilligung
• Geltungsdauer der Einwilligung
• Nachweis der ordnungsgemäßen Erteilung der Einwilligung
Ersuchen um Erteilung der Einwilligung:
• Beachtung des Transparenzgebots
• Hinweis auf das Rechtmäßigkeitsprinzip
• Hinweis auf die weitere Geltung anderer Erlaubnisregelungen
• Angabe des Verantwortlichen
• Benennung des Zwecks der Datenverarbeitung
• Verdeutlichung der Zweckbindung
• Beschreibung der Art der personenbezogenen Daten
• Hinweis auf die Freiwilligkeit der Einwilligung
• Hinweis auf die Folgen einer Verweigerung der Einwilligung
• Hinweis auf das jederzeitige Widerrufsrecht
• Hinweis auf fehlende Begründungspflicht
• Hinweis auf die Folgen eines Widerrufs
• Formerfordernis
Erklärung der Einwilligung
• Allgemeines Formerfordernis
• Besonderheiten bei Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogene Daten

Ausf. mit zahlreichen Musterformulierungen Kleinebrink Die Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis nach neuem Datenschutzrecht, DB 2018, 1729-1735