Ein Arbeitgeber darf nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte EGMR v. 12.01.2016 – 61496/08 – den dienstlichen E-Mail-Account seiner Arbeitnehmer überwachen, um zu überprüfen, ob diese den Account – wie vereinbart – ausschließlich zu dienstlichen Zwecken nutzt.
Die falsche Strategie:
Strategisch falsch ist indes, sich als Arbeitgeber lediglich darauf zu beschränken, die private Nutzung des dienstlichen E-Mail Accounts zu untersagen. Das Gericht verlangt vielmehr aufgrund einer Abwägung des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers mit dem Interesse des Arbeitgebers festzustellen, ob Arbeitnehmer während der Arbeitszeit tatsächlich eine Arbeitsleistung erbringen, eine vorherige Ankündigung der Überwachung. Die Entscheidung stellt damit nicht gleichsam einen Freibrief für Arbeitgeber dar, jegliche Art der Überwachung vorzunehmen.
Die richtige Strategie:
Richtig ist vielmehr, vor der ersten Durchführung einer Kontrolle des E-Mail Accounts die möglichen Überwachungsmaßnahmen nachweisbar, d. h. am besten schriftlich, anzukündigen. Dabei sollte sich der Arbeitgeber nicht darauf beschränken, lediglich über die Tatsache einer möglichen Überwachung zu informieren. Sicherheitshalber sollte er vielmehr zusätzlich mitteilen:
– Den Gegenstand der Überwachung, d. h., ob nur das Stattfinden von Korrespondenz oder ob auch der Inhalt überwacht wird. Oftmals wird lediglich das Stattfinden von Korrespondenz für den Arbeitgeber von Bedeutung sein, da er bereits daraus schließen kann, ob eine private oder dienstliche Angelegenheit betroffen ist. Er sollte sich dann auch hierauf beschränken.
– Den Zeitraum der möglichen Überwachung; regelmäßig wird der Arbeitgeber diesen nicht begrenzen. Eine Ausnahme wird indes dann erfolgen müssen, wenn der Arbeitgeber in einem Zeitfenster, zum Beispiel während einer Pause, eine private Kommunikation, erlaubt. Dies ist allerdings nicht empfehlenswert.
– Geregelt werden sollte auch, dass lediglich die Daten, die auf einen unbefugten privaten Gebrauch des E-Mail Accounts hindeuten, genutzt werden, um arbeitsrechtliche Konsequenzen prüfen.
– Angedacht werden sollte ferner, bereits eine Kündigung für den Fall anzudrohen, dass der dienstliche E-Mail – Account unbefugt privat genutzt wird. Hierin wäre dann eine vorweggenommene Abmahnung zu sehen.