Viele Fehler im Zusammenhang mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses sind vermeidbar. Hierzu gehört insbesondere, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kündigung auf eine Art und Weise übermittelt, die es ihm später nicht mehr ermöglich, gegenüber dem Gericht zu beweisen, dass der Arbeitnehmer diese überhaupt bekommen hat.
Die falsche Strategie:
Von einer Übermittlung auf dem Postweg ist dringend abzuraten. Bei einem einfachen Brief wird es dem Arbeitgeber nie gelingen zu beweisen, dass der Arbeitnehmer die darin enthaltene Kündigung bekommen hat, wenn der Arbeitnehmer den Zugang bestreitet. Es gibt insbesondere keinen Erfahrungssatz, dass jeder Brief den Adressaten auch erreicht. Bei Übergabeeinschreiben trifft der Postbote den Arbeitnehmer möglicherweise nicht persönlich an; er hinterlässt den Brief dann bei der Post. Ein Zugang wäre erst bewirkt, wenn der Arbeitnehmer ihn dann dort abholt. Beim Einwurf-Einschreiben verlangen manche Gerichte, dass der Postbote als Zeuge im Kündigungsschutzprozess für den Beweis des Zugangs des Schreibens, das die Kündigung enthält, benannt wird: Dieser muss sich dann erinnern, dass er den Brief tatsächlich in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers eingeworfen hat. Der entsprechend unterschriebene Beleg des Postboten wird häufig nicht als ausreichend angesehen. Einen derartigen Beweis wird der Arbeitgeber ebenfalls nicht führen können.
Die richtige Strategie:
Nur zwei Übermittlungswege sind empfehlenswert. Ist der zu kündigende Arbeitnehmer im Betrieb anwesend, sollte ihm das Schreiben von einem Personalverantwortlichen persönlich übergeben werden. Befindet sich dies in einem Brief, müsste der Personalverantwortlicher dieses Schreibens vorher selbst in den Briefumschlag gesteckt oder gesehen haben, wie es in den Umschlag gelangte. Der Arbeitnehmer sollte gebeten werden, auf einer Kopie des Kündigungsschreibens den Empfang zu bestätigen. Gezwungen werden kann er hierzu allerdings nicht. Weigert er sich, sollte der Personalverantwortliche in einem Vermerk festhalten, dass er das Kündigungsschreiben vom… (Datum) am… (Datum) dem Arbeitnehmer… (Name) persönlich übergeben hat. Dieses Schreiben wäre von ihm zu unterschreiben und zur Personalakte zu nehmen.
Ist der zu kündigende Arbeitnehmer nicht im Betrieb anwesend, muss das Kündigungsschreiben ihm mittels Boten übermittelt werden. Dieser Bote muss zugegen sein, wenn das Kündigungsschreiben in den Briefumschlag gesteckt wird. Er hat dies in einem Vermerk mit etwa folgendem Wortlaut festzuhalten: „Ich habe heute gesehen, wie das Kündigungsschreiben vom… an Herrn/Frau… in einen Briefumschlag von… gesteckt wurde.“ Ort, Datum, Unterschrift.
Sodann hat der Bote diesen Brief mit dem Kündigungsschreiben in den Hausbriefkasten des zu kündigenden Arbeitnehmers einzuwerfen. Auch dies ist von ihm durch einen Vermerk zu bestätigen. Dieser könnte sinngemäß folgenden Wortlaut haben: „Ich habe heute das in meinem vorherigen Vermerk festgehalten Kündigungsschreiben an Herrn/Frau… persönlich in dessen/deren Hausbriefkasten am… (Datum) um… (Uhrzeit) eingeworfen. Ort, Datum, Unterschrift.
Sollten sich in der Briefkastenanlage mehrere Hausbriefkästen befinden, auf denen allein derselbe Nachname wie der des zu kündigenden Arbeitnehmers steht und lässt sich daher eine eindeutige Zuordnung nicht erreichen, muss in jeden dieser Briefkäste ein Kündigungsschreiben mit Original-Unterschrift eingeworfen werden. Dies ist datenschutzrechtlich unbedenklich. Aufgrund des Vornamens auf dem Briefumschlag dürfen die „falschen“ Adressaten diesen Brief nicht öffnen, da sie nicht der entsprechende Adressat sind. Diese Befugnis steht allein dem zu kündigenden Arbeitnehmer zu.