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Tipp Nr. 44: Strategien zur Vermeidung einer Zurückweisung einer Kündigung wegen mangelnder Vollmachtsvorlage

In der Praxis ist es für Arbeitgeber äußerst schwierig zu beurteilen, ob eine beabsichtigte Kündigung rechtmäßig sein wird. Umso ärgerlicher ist es deshalb, wenn Gerichte auf eine entsprechende Klage des Arbeitnehmers sich noch nicht einmal mit den Kündigungsgründen beschäftigen, sondern die Kündigung bereits aufgrund formaler Mängel für unwirksam halten. Derartige formale Fehler gilt es in jedem Fall zu vermeiden.

Das Ziel:

Die Organe einer Gesellschaft, zB der Geschäftsführer einer GmbH, sind in der Praxis häufig nicht greifbar, wenn eine Kündigung unterschrieben werden muss. Es muss deshalb das Ziel von Arbeitgebern sein, von der Anwesenheit der Organe bei der Erklärung einer Kündigung unabhängig zu sein. Ansonsten droht nicht nur eine spätere Wirksamkeit der Kündigung, da aufgrund einer spätere Unterschrift unter die Kündigung diese später zugeht und das Ende der Kündigungsfrist hinausgeschoben wird; bei einer außerordentlichen Kündigung kann die Kündigung in einem solchen Fall sogar unwirksam werden, wenn die fehlende Anwesenheit eines Organs dazu führt, dass die Kündigung nicht erklärt werden kann und deshalb zum Nachteil des Arbeitgebers die Ausschlussfrist des § 626 Abs. 2 Satz 1 BGB greift.

Die falsche Strategie:

Strategisch falsch wäre es, in einem solchen Fall die Kündigung von irgendeinem anderen Mitarbeiter des Unternehmens unterzeichnen zu lassen. Der Arbeitnehmer, der die Kündigung erhält, kann nämlich diese Kündigung zurückweisen, wenn der Bevollmächtigte ihm nicht eine Vollmachtsurkunde im Original vorlegt. Die Kündigung wird nach § 174 Satz 1 BGB allein dadurch unwirksam. Einer Vorlage einer solchen Vollmacht  bedarf es lediglich dann nicht, wenn der Erklärende kraft Gesetzes befugt ist, eine solche Kündigung zu erklären, wie dies insbesondere bei Organen von Gesellschaften der Fall ist, oder der Arbeitgeber den die Kündigung erklärenden Arbeitnehmer allgemein rechtsgeschäftlich bevollmächtigt hat, Erklärungen für ihn abzugeben, wie dies zB bei einem Prokuristen mit Einzelprokura der Fall ist. Auch ein Personalleiter soll nach der Rechtsprechung in der Lage sein, ohne eine derartige Vollmachtsvorlage eine Kündigung erklären zu können, weil der Arbeitgeber ihn in eine Position berufen hat, mit der im allgemeinen das Kündigungsrecht verbunden ist. Bereits dies ist aber schon in vielen Fällen äußerst unsicher.

Die richtige Strategie:

Der Arbeitgeber muss deshalb ein Interesse daran haben, möglichst flexibel zu sein, wenn es darum geht, Kündigung zu erklären. Dies ist nur möglich, wenn der Bevollmächtigte eine solche Kündigung aussprechen kann, ohne eine Vollmacht im Original vorlegen zu müssen. Diese müsste nämlich wiederum von einem gesetzlich oder rechtsgeschäftlich zur Vertretung des Arbeitgebers berufenen Arbeitnehmer ausgestellt sein.

Der Arbeitgeber bzw. das gesetzlich berufene Organ kann einen nicht zu Kündigung berechtigten Arbeitnehmer allgemein bevollmächtigen, Kündigungen gegenüber allen Arbeitnehmern oder gegenüber bestimmten Arbeitnehmergruppen zu erklären. Empfehlenswert ist, eine so genannte Außenvollmacht iSd § 167 Abs. 1 2. Alt. BGB zu erteilen. Hierbei handelt es sich um eine Vollmacht, die entweder einem Arbeitnehmer nachweisbar übergeben oder  an für eventuell betroffene Arbeitnehmer deutlich sichtbarer Stelle ausgehängt wird.

Musterformulierung:Herr/Frau … (Name) ist berechtigt, gegenüber allen Arbeitnehmern (oder gegenüber den Arbeitnehmern der Abteilung… ) jede Art von Kündigungen zu erklären.

Ort, Datum Unterschrift

Auf diese Weise vermeidet der Arbeitgeber eine zur Unwirksamkeit der Kündigung führende Zurückweisung durch den Arbeitnehmer und erhält gleichzeitig eine größtmögliche Flexibilität für eine rechtzeitige Erklärung einer solchen Kündigung. Nicht empfehlenswert ist, eine entsprechende allgemeine Vollmacht in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Ändert sich die Person desjenigen, dem eine entsprechende Außenvollmacht erteilt wird, würde ansonsten immer eine Vertragsänderung erforderlich sein.