Berechtigt, eine Abmahnung zu erklären, sind zum einen alle Personen, die eine Kündigung wirksam vornehmen können. Kündigungsberechtigt und damit abmahnungsbefugt sind demnach aufgrund gesetzlicher Vertretungsmacht zum Beispiel der Geschäftsführer bei einer GmbH, der Vorstand bei einer AG oder der Komplementär bei der OHG und KG. Ein Arbeitgeber kann darüber hinaus Personen durch Rechtsgeschäft bevollmächtigen, Kündigungen für ihn auszusprechen. Dadurch sind diese gleichzeitig ermächtigt, Abmahnungen zu erklären.
Neben den Personen, die eine Kündigung wirksam erklären können, sind auch Vorgesetzte gegenüber den ihnen unterstellten Mitarbeitern berechtigt, eine Abmahnung vorzunehmen, da ihnen gegenüber den Untergebenen das Weisungsrecht obliegt. Abmahnung berechtigt können daher auch Fachvorgesetzte sein, sofern der Arbeitgeber Ihnen ein Weisungsrecht eingeräumt hat, zum Beispiel Meister und Abteilungsleiter.
Die falsche Strategie:
Es ist zumindest in größeren Unternehmen nicht empfehlenswert, Vorgesetzten das Abmahnungsrecht zu belassen. Erklären diese gegenüber einem Arbeitnehmer eine Abmahnung, wird dadurch das Kündigungsrecht selbst dann verbraucht, wenn der Vorgesetzte vom Inhalt der Personalakte des Arbeitnehmers keine Kenntnis hatte. Der Arbeitgeber kann nicht mehr überprüfen, ob nicht eine Pflichtverletzung vorgelegen hat, die entweder ausnahmsweise auch ohne vorherige Abmahnung zu Kündigung gereicht hätte oder ob in der Personalakte des betreffenden Arbeitnehmers bereits eine einschlägige Abmahnung vorhanden war, die den Arbeitgeber aufgrund der nun erfolgten Pflichtverletzung zu einer Kündigung berechtigt hätte.
Die richtige Strategie:
Auf diesem Hintergrund ist es empfehlenswert, den Sachverhalt, der die Pflichtverletzung des Arbeitnehmers darstellt, vom Vorgesetzten – möglichst schriftlich – aufnehmen zu lassen. Dies kann mithilfe eines Erfassungsbogens geschehen. Der Vorgesetzte hat zu notieren, von welchem Arbeitnehmer wann, wo, welche im Einzelnen zu schildernde Pflichtverletzung begangen wurden und wer dies bezeugen kann. Dieser Erfassungsbogen ist von Vorgesetzten dann möglichst kurzfristig an die Personalleitung zu übermitteln. Unterlagen, die Pflichtverletzung belegen, sind beizufügen (zum Beispiel schriftliche Arbeitsanweisungen). Sicherheitshalber sollte er sich davon überzeugen, dass dieses Schreiben dort auch eingegangen ist. Die Personalabteilung kann dann anhand aller ihr vorliegenden Unterlagen entscheiden, welche Art von Disziplinarmaßnahme gegenüber dem Arbeitnehmer erklärt werden soll. Zu einem unfreiwilligen Verbrauch des Kündigungsrechts kann es bei einer derartigen Vorgehensweise nicht kommen, da die Personalabteilung Zugriff zu Personalakte hat und damit alle Unterlagen, die den Arbeitnehmer betreffen, auswerten kann.