Tipp Nr. 138: Strategie zur Erfüllung der Hinweispflicht zum Verfall eines Urlaubs
Arbeitgeber sind betriebswirtschaftlich daran interessiert, dass Arbeitnehmer möglichst wenig bezahlte Arbeitstage ohne Arbeitsleistung aufweisen. Von daher ist für sie von Interesse, dass Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern verfallen, wenn sie nicht rechtzeitig geltend gemacht werden. Der gesetzliche Mindesturlaub muss nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BurlG im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Dies sieht § 7 Abs. 3 Satz 2 BurlG vor.
Die falsche Strategie:
Droht bei einem Arbeitnehmer der Verfall des gesetzlichen Mindesturlaubs oder eines Teils dieses gesetzlichen Mindesturlaubs, ist es strategisch falsch, wenn der Arbeitgeber nichts unternimmt. In einem solchen Fall kann der Arbeitnehmer Schadensersatz geltend machen. Dieser besteht darin, dass der Urlaubsanspruch insoweit nicht verfällt.
Die richtige Strategie:
Nach einer Entscheidung des EuGH vom 6.11.2018 – C-684/16 – verfällt ein gesetzlicher Resturlaub nicht, wenn ein Arbeitgeber nicht konkret und nachweisbar dafür sorgt, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, den ihm zustehenden gesetzlichen Mindesturlaub zu nehmen. Der Arbeitgeber hat demnach einen solchen Arbeitnehmer erforderlichenfalls förmlich aufzufordern, seinen Resturlaub zu beantragen. Ferner ist dem Arbeitnehmer klar und rechtzeitig mitzuteilen, dass der Urlaub des Arbeitnehmers, wenn er ihn nicht nimmt, am Ende des Bezugszeitraums – oder eines zulässigen Übertragungszeitraums – verfallen wird.
Musterformulierung:
Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau …,
Am heutigen Tag, den 1. Dezember 2019, stehen Ihnen noch 5 Tage Ihres gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2019 zu. Wir fordern Sie hiermit auf, diesen Resturlaub unverzüglich zu beantragen und diesen bis zum 31.12.2019 zu nehmen. Sollte dies nicht oder nicht rechtzeitig geschehen, wird der Resturlaub zum 31.12.2019 ersatzlos verfallen.