Tipp Nr. 131: Der richtige Umgang mit der Einwilligung im neuen Datenschutzrecht
Am 25.5 2018 sind die Regelungen der DS-GVO und das neu gefasste BDSG in Kraft getreten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist nur rechtmäßig, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht, die die Verarbeitung ausnahmsweise erlaubt. Eine mögliche Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der von der Datenverarbeitung betroffenen Person. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber die formalen und materiellen Vorgaben, die für eine ordnungsgemäße Einwilligung erforderlich sind, beachtet.
Die falsche Strategie:
Eine falsche Strategie wäre es, die Einwilligung erst dann beim Beschäftigten einzuholen, wenn die Datenverarbeitung schon erfolgt ist oder begonnen hat. Außerdem ist es fahrlässig, wenn der Arbeitgeber sich keiner Checkliste bedient, um die zahlreichen Anforderungen zu erfüllen.
Die richtige Strategie:
Unter Einwilligung ist die vorherige Zustimmung zu verstehen. Sie muss daher auch im Datenschutzrecht vor der beabsichtigten Datenverarbeitung vorliegen, damit diese rechtmäßig ist. Eine nachträgliche Genehmigung erlaubt lediglich die weitere Speicherung, rechtfertigt aber die nicht die bis zu ihrer Erteilung erfolgte Verarbeitung personenbezogener Daten
Folgende weitere Punkte sollten vom Arbeitgeber insbesondere beachtet werden:
– Hinweis auf die weitere Geltung anderer Erlaubnisregelungen
– Angabe des Verantwortlichen
– Benennung des Zwecks der Datenverarbeitung
– Verdeutlichung der Zweckbindung
– Beschreibung der Art der personenbezogenen Daten
– Hinweis auf die Freiwilligkeit der Einwilligung
– Hinweis auf die Folgen einer Verweigerung der Einwilligung
– Hinweis auf das jederzeitige Widerrufsrecht
– Hinweis auf die fehlende Begründungspflicht beim Widerruf
– Hinweis auf die Folgen eines Widerrufs
– Beachtung des Formerfordernisses beim Ersuchen um eine Einwilligung
– Beachtung des Formerfordernisses bei Erklärung der Einwilligung durch die Beschäftigten
Ausführlich mit Musterformulierungen Kleinebrink, Die Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis nach neuem Datenschutzrecht, DB 2018, 1729
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