Eine Kündigung ist schnell geschrieben – doch damit sie rechtlich wirksam wird, muss sie dem Arbeitnehmer auch ordnungsgemäß zugehen. Genau hier liegt in der arbeitsrechtlichen Praxis eine häufig unterschätzte Fehlerquelle.
Denn bestreitet ein Arbeitnehmer später den Zugang der Kündigung, muss der Arbeitgeber beweisen, dass und wann das Kündigungsschreiben tatsächlich zugegangen ist. Kann er diesen Nachweis nicht führen, kann das erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Konsequenzen haben.
Für Personalverantwortliche stellt sich deshalb eine zentrale Frage: Wie lässt sich eine Kündigung so zustellen, dass der Zugang im Streitfall auch vor Gericht nachgewiesen werden kann?
1. Der Zugang entscheidet über die Wirksamkeit der Kündigung
Nach § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB wird eine Kündigung grundsätzlich in dem Zeitpunkt wirksam, in dem sie dem Arbeitnehmer zugeht. Bei einer Kündigung bedeutet das: Der Arbeitnehmer muss die Möglichkeit erhalten, vom Inhalt des Schreibens Kenntnis zu nehmen.
Wichtig ist dabei die Beweislastverteilung: Bestreitet der Arbeitnehmer den Zugang, muss der Arbeitgeber diesen im Kündigungsschutzprozess beweisen. Es genügt nicht, dass das Kündigungsschreiben erstellt und versandt wurde. Vielmehr muss das Gericht nach § 286 Abs. 1 ZPO davon überzeugt sein, dass die Kündigung tatsächlich zugegangen ist.
Gelingt dieser Vollbeweis nicht, trägt der Arbeitgeber die Konsequenzen.
Die praktische Konsequenz: Die Wahl des Zustellungsweges sollte nicht als bloße organisatorische Frage behandelt werden. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil einer rechtssicheren Kündigungsvorbereitung.
2. Warum der Postversand keine sichere Lösung ist
Viele Arbeitgeber greifen aus organisatorischen Gründen auf den Postversand zurück. Gerade bei räumlich entfernten Arbeitnehmern erscheint dies zunächst als unkomplizierte Lösung. Allerdings bestehen erhebliche Beweisschwierigkeiten.
Normales Einschreiben und Einschreiben mit Rückschein
Wird ein Einschreiben nicht persönlich zugestellt, weil der Arbeitnehmer nicht angetroffen wird, hinterlegt die Post die Sendung regelmäßig zur Abholung. Holt der Arbeitnehmer den Brief nicht ab, ist die Kündigung nicht zugegangen.
Eine Zugangsvereitelung liegt in diesen Fällen regelmäßig nicht vor.
Auch der normale Postversand ist problematisch: Der Arbeitgeber müsste im Streitfall insbesondere den zuständigen Zusteller als Zeugen benennen. Dieser wird sich erfahrungsgemäß kaum noch konkret daran erinnern, ob er gerade das betreffende Kündigungsschreiben tatsächlich eingeworfen hat.
Einwurfeinschreiben: Vorsicht trotz geänderter Postabläufe!
Lange Zeit galt das Einwurfeinschreiben als vergleichsweise praktikable Möglichkeit, den Zugang einer Kündigung nachzuweisen. Die Rechtsprechung nahm unter bestimmten Voraussetzungen einen Anscheinsbeweis für den Zugang an.
Das Bundesarbeitsgericht hat diese Beweiserleichterung jüngst jedoch ausdrücklich abgelehnt. Hintergrund war das seinerzeit verwendete digitale Zustellungsverfahren der Deutschen Post.
Der Zusteller scannte die Einlieferungsnummer, unterschrieb auf einem digitalen Eingabefeld und warf den Brief anschließend in den Hausbriefkasten. Das Datum wurde automatisch im System hinterlegt. Der Auslieferungsbeleg konnte dadurch bereits zu einem Zeitpunkt erstellt werden, zu dem der eigentliche Einwurf und damit der Zugang noch gar nicht erfolgt waren.
Inzwischen hat die Deutsche Post ihr Verfahren erneut geändert. Der Einwurf wird nun nach dem Scan zusätzlich digital bestätigt und durch eine entsprechende Bestätigung der Einlage im Scanner dokumentiert.
Ob diese Änderung dazu führt, dass die Rechtsprechung künftig wieder einen Anscheinsbeweis anerkennt, ist allerdings noch offen.
Praxistipp: Personalverantwortliche sollten sich bis zu einer erneuten höchstrichterlichen Klärung nicht auf das Einwurfeinschreiben als sicheren Zustellungsweg verlassen.
3. Persönliche Übergabe: Der sicherste Weg im Betrieb
Wenn es organisatorisch möglich ist, empfiehlt sich die persönliche Übergabe des Kündigungsschreibens.
Eine Kündigung muss gemäß § 623 BGB schriftlich erfolgen. Sie kann dem Arbeitnehmer daher persönlich ausgehändigt werden.
Der Zugang erfolgt in dem Moment, in dem der Arbeitnehmer die Verfügungsgewalt über das Schreiben erhält und damit die Möglichkeit hat, von dessen Inhalt Kenntnis zu nehmen. Auf die tatsächliche Lektüre kommt es nicht an.
Für die Praxis bedeutet das: Das Kündigungsschreiben sollte dem Arbeitnehmer unmittelbar übergeben werden. Eine zusätzliche Empfangsbestätigung kann hilfreich sein, ist für den Zugang selbst aber nicht entscheidend.
Den Zugang beweissicher dokumentieren
Damit die persönliche Übergabe später auch vor Gericht nachgewiesen werden kann, sollte der übergebende Mitarbeiter unmittelbar danach ein schriftliches Protokoll für die Personalakte erstellen.
Darin sollten insbesondere folgende Punkte festgehalten werden:
- Datum und möglichst genaue Uhrzeit der Übergabe,
- Ort der Übergabe,
- Name des Mitarbeiters, der die Kündigung übergeben hat,
- Bestätigung, dass das Kündigungsschreiben persönlich ausgehändigt wurde,
- Dokumentation, wer das Kündigungsschreiben in den Umschlag gesteckt hat.
Gerade der letzte Punkt wird häufig übersehen. Da die Kündigung regelmäßig in einem verschlossenen Umschlag übergeben wird, sollte der Zeuge auch dokumentieren, dass er selbst das Kündigungsschreiben in den Umschlag gelegt oder beobachtet hat, wie eine namentlich benannte Person dies getan hat.
Wer sollte die Kündigung übergeben?
Die Übergabe sollte möglichst nicht ausschließlich durch Geschäftsführer, Unternehmensinhaber oder andere Organe erfolgen.
Der Grund: Diese Personen können im Prozess nicht ohne Weiteres als Zeugen zur Verfügung stehen. Im Streitfall bliebe dann gegebenenfalls nur die deutlich unsicherere Parteivernehmung nach §§ 445 ff. ZPO.
Besser ist es daher, einen geeigneten Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder einen anderen Mitarbeiter mit der Übergabe zu betrauen, der den Vorgang später als Zeuge bestätigen kann.
Praxistipp: Etablieren Sie für persönliche Kündigungsübergaben ein standardisiertes Übergabeprotokoll. So stellen Sie sicher, dass die entscheidenden Informationen unmittelbar dokumentiert werden und im Streitfall nicht auf Erinnerungen Monate oder Jahre später zurückgegriffen werden muss.
4. Keine persönliche Übergabe möglich? Der Arbeitnehmer als Bote
Nicht immer lässt sich eine Kündigung persönlich im Betrieb übergeben. Beispielsweise kann sich der Arbeitnehmer im Urlaub, im Homeoffice oder bereits außerhalb des Betriebs befinden.
In diesen Fällen kann ein Mitarbeiter des Unternehmens – insbesondere aus der Personalabteilung – als Bote eingesetzt werden.
Der Mitarbeiter handelt dann als Erklärungsbote des Arbeitgebers. Das bedeutet: Das Übermittlungsrisiko liegt beim Arbeitgeber.
Auch bei dieser Zustellungsvariante kommt es entscheidend auf eine sorgfältige Dokumentation an.
Was muss der Bote dokumentieren?
Der Bote sollte schriftlich für die Personalakte festhalten:
- Wer das Kündigungsschreiben erstellt und unterschrieben hat,
- wer das Kündigungsschreiben in den Umschlag gesteckt hat,
- dass er den Inhalt des Umschlags beziehungsweise die ordnungsgemäße Befüllung selbst gesehen hat,
- wann und wo er den Brief eingeworfen hat,
- in welchen Hausbriefkasten der Einwurf erfolgt ist.
Zusätzlich empfiehlt es sich, ein Foto des Hausbriefkastens anzufertigen und zur Personalakte zu nehmen. Damit lässt sich später besser nachvollziehen, an welchem Briefkasten die Zustellung erfolgt ist.
Achtung bei mehreren gleichnamigen Briefkästen!
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn der richtige Briefkasten nicht eindeutig identifiziert werden kann.
Das kann beispielsweise bei Mehrfamilienhäusern der Fall sein, in denen mehrere Briefkästen denselben Nachnamen tragen. Gerade bei häufig vorkommenden Namen wie Schulz, Schmitz oder Meier besteht die Gefahr einer Verwechslung.
In solchen Fällen sollte der Bote die Kündigung mit Originalunterschrift in jeden der in Betracht kommenden Briefkästen einwerfen. Gegebenenfalls müssen hierfür mehrere entsprechend adressierte Originalexemplare vorbereitet werden.
Wichtig ist außerdem: Ein Empfänger, dessen Vorname nicht mit dem des eigentlichen Adressaten übereinstimmt, darf den Brief nicht einfach öffnen. Andernfalls kann eine Verletzung des Briefgeheimnisses und eine Strafbarkeit nach § 202 Abs. 1 Nr. 1 StGB in Betracht kommen.
5. Sonderfall: Kündigung gegenüber geschäftsunfähigen oder beschränkt geschäftsfähigen Arbeitnehmern
Bei der Zustellung einer Kündigung ist außerdem zu beachten, ob der Arbeitnehmer geschäftsfähig ist.
Soll eine Kündigung gegenüber einem Geschäftsunfähigen erklärt werden, wird sie erst wirksam, wenn sie dessen gesetzlichem Vertreter zugeht. Entsprechendes gilt nach § 130 Abs. 2 Satz 1 BGB für beschränkt geschäftsfähige Empfänger.
Das kann insbesondere bei minderjährigen Auszubildenden relevant werden.
Personalverantwortliche sollten deshalb vor der Zustellung prüfen, ob die Kündigung unmittelbar an den Arbeitnehmer oder an dessen gesetzlichen Vertreter zu richten ist.
6. Fazit: Der Zugangsnachweis gehört zur Kündigungsvorbereitung
Eine arbeitsrechtlich wirksame Kündigung setzt nicht nur ein formal korrektes Kündigungsschreiben voraus. Ebenso wichtig ist, dass der Arbeitgeber den Zugang im Streitfall beweisen kann.
Für Personalverantwortliche lassen sich daraus drei wesentliche Handlungsempfehlungen ableiten:
- Postversand möglichst vermeiden: Weder normales Einschreiben noch Einwurfeinschreiben bieten derzeit die notwendige Sicherheit für einen zuverlässigen Zugangsnachweis.
- Persönliche Übergabe bevorzugen: Die direkte Aushändigung durch einen geeigneten Mitarbeiter ist regelmäßig der praktikabelste Weg. Der Vorgang sollte unmittelbar schriftlich dokumentiert werden.
- Bei Botenzustellung sorgfältig vorgehen: Wird die Kündigung durch einen Mitarbeiter zugestellt, müssen insbesondere die Befüllung des Umschlags, der Einwurf und der konkrete Briefkasten nachvollziehbar dokumentiert werden.
Die entscheidende Erkenntnis lautet: Nicht nur der Inhalt der Kündigung, sondern auch ihre Zustellung muss stimmen. Ein sorgfältig vorbereitetes und dokumentiertes Zustellungsverfahren kann im Kündigungsschutzprozess den entscheidenden Unterschied machen.
Die Zustellung durch einen externen Boten ist im Tipp 211 erläutert